Con il D. Lgs. 10 marzo 2023 n. 24, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 63 del 15 marzo 2023, il legislatore italiano ha dato attuazione alla direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e delle disposizioni normative nazionali, c.d. "whistleblowing".
Framon Spa, in adempimento alle previsioni di legge e nell'ottica di garantire correttezza e trasparenza nella conduzione della propria attività, ha predisposto un sistema informatico di "Whistleblowing", a disposizione di chiunque voglia segnalare situazioni rilevanti ai fini di legge o regolamenti interni.
A tal fine, la Società ha provveduto a:
- Istituire un canale interno di segnalazione, mediante adozione della piattaforma 'TeamSystem Whistleblowing', che garantisce, con modalità informatiche e strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità del Segnalante e dei soggetti menzionati nella segnalazione, consentendo anche la presentazione di segnalazioni anonime (di seguito, il "Software");
- Inserire sul sito della società una sezione dedicata al Whistleblowing, con rinvio al Software;
- adottare un Regolamento che disciplina le modalità per effettuare segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/01 e del d.lgs. 24/2023, con tutela della riservatezza per il segnalante, allegato alla presente del quale Vi invitiamo a prendere visione;
- adeguare la modulistica in materia di privacy e a redigere la DPIA preventiva;
- ad informare le rappresentanze sindacali nazionali dell'avvenuta adozione del suddetto Regolamento Whistleblowing.
Di seguito, riportiamo alcune indicazioni operative, con invito espresso a prendere comunque visione del Regolamento che disciplina la procedura Whistleblowing, allegato alla presente.
Caratteristiche della segnalazione
La segnalazione deve riferirsi unicamente a condotte illecite, vale a dire condotte che costituiscono inadempimento e/o violazione della normativa applicabile e/o di procedure e regolamenti interni. Pertanto, le segnalazioni che abbiano ad oggetto lamentele, richieste personali o, più in generale, circostanze non rilevanti a tal fine, non saranno tenute in considerazione. Saranno, in particolare, archiviate:
- le segnalazioni relative a questioni di mero carattere operativo e/o organizzativo;
- le segnalazioni di carattere personale;
- le rivendicazioni/istanze che attengono alla disciplina dei singoli rapporti di lavoro, a meno che le condotte oggetto di segnalazione non siano poste in essere in violazione della normativa applicabile e/o delle procedure e dei regolamenti interni.
Le segnalazioni devono essere rese in buona fede, circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, anche al fine di non disperdere l'efficacia dello strumento messo a disposizione. Chiunque effettui con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino successivamente infondate potrà essere soggetto a sanzioni disciplinari.
Gestione delle segnalazioni
Per tutelare al massimo il "segnalante" e il "segnalato" sono state adottate le necessarie misure di sicurezza: indipendentemente dalla scelta operata dal "segnalante" di rendere una segnalazione in forma anonima o meno (come indicato nel successivo punto 6), viene garantita la riservatezza dell'identità di chi scrive e del contenuto della segnalazione attraverso protocolli sicuri e strumenti di crittografia che permettono di proteggere i dati personali e le informazioni fornite. L'identità del segnalante non è mai rivelata senza il suo consenso, ad eccezione dei casi previsti dalla normativa vigente.
L'organo competente per la gestione delle segnalazioni è:
- Il Responsabile amministrativo e delle Risorse Umane, Signor Ezio Mascherini;
- Il Presidente del Collegio Sindacale Dr. Antonio Elba, in qualità di Responsabile di Riserva, in caso di segnalazioni che riguardino il Responsabile amministrativo e delle Risorse Umane o rispetto alle quali questi abbia un potenziale interesse connesso alla segnalazione, tale da comprometterne l'imparzialità e l'indipendenza di giudizio.
Modalità di trasmissione
Per accedere alla piattaforma TeamSystem Whistleblowing accedere al link: https://framonspa.smartleaks.cloud/#/login.
Il Software consente di:
- utilizzare un questionario on-line per la trasmissione delle segnalazioni;
- scambiare con il Responsabile Whistleblowing (o con il Responsabile di Riserva) sopra indicati, file multimediali criptati e decifrabili solo dai riceventi e discutere via chat la segnalazione;
- decidere se e quando dichiarare, in modo riservato, la propria identità.
Segnalazione esterna
E' possibile altresì effettuare una segnalazione mediante utilizzo del canale esterno, attivato e gestito dall'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), ma solo al verificarsi delle condizioni tassativamente indicate all'art. 7 del D.lgs 24/2023 e cioè allorquando:
- il segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna e la stessa non abbia avuto seguito da parte della persona o dell'ufficio designati;
- il segnalante abbia fondati motivi di ritenere, sulla base di circostanze concrete documentate o documentabili, che se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito;
- o il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Le istruzioni relative alle modalità di presentazione di tali segnalazioni sono pubblicate sul sito web dell'ANAC, nella sezione dedicata al cd. Whistleblowing.
Divulgazione pubblica
È possibile, da ultimo, divulgare pubblicamente le informazioni sulle violazioni, rendendole di pubblico dominio, al solo verificarsi delle condizioni tassativamente indicate all'art. 15 del D.lgs. 24/2023 e cioè allorquando:
- il segnalante abbia previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero abbia effettuato direttamente una segnalazione esterna, sussistendo le condizioni sopra indicate e non abbia ricevuto riscontro nei termini di legge;
- il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.